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埼玉大学

埼玉大学
留学支援
管理システム
株式会社SUGo × 国立大学法人埼玉大学
Section 01 // 導入背景
目次

導入前の課題

埼玉大学
01
留学生情報の分散管理
受入留学生・派遣学生の情報が複数のシステムやExcelファイルに分散しており、一元的な管理が困難な状況でした。
02
在留手続きの手作業による運用
在留資格更新に関する申請や手続きをメールなどで管理していたため、期限確認や通知、進捗管理に多くの手間と時間がかかり、手続き漏れのリスクもありました。
03
分散・属人化した情報管理
教務事務システムの学籍情報に加え、留学支援に関する情報が担当者ごとに個別管理されていたため、組織内での情報共有や業務の引き継ぎが難しい状況でした。
Section 02 // SOLUTION OVERVIEW

留学支援フロー

受入留学生および派遣学生に関する申請・在留管理・各種手続き・情報管理をSalesforceプラットフォーム上で一元化し、学生と教職員双方にとって使いやすい業務基盤を構築しました。

詳細なシステム構成図を見る
受入留学生・派遣学生を対象とした留学支援管理システムの構成図
SECTION 03 // PRODUCT

留学支援を支える4つの機能

Salesforceプラットフォーム上で4つの主要機能を連携し、受入留学生・派遣学生に関する情報や手続きを一元管理します。

Study Abroad Support
Salesforce Platform
Section 04 // 導入後の効果

導入後の効果

Salesforceプラットフォームの導入により、受入留学生・派遣学生に関する情報や申請状況を一元的に把握できるようになり、留学支援業務の効率化と情報共有の円滑化につながっています。

01
留学支援情報の一元管理
複数のシステムやExcelファイルに分散していた受入留学生・派遣学生に関する情報を集約し、必要な情報を一元的に確認できる環境を整備しました。
02
申請・手続き状況の可視化
各種申請や手続きの進捗状況をシステム上で把握できるようになり、期限確認や進捗管理にかかる負担の軽減と、対応漏れの防止につながっています。
03
情報共有と業務引き継ぎの円滑化
担当者ごとに個別管理されていた留学支援情報を組織内で共有できるようになり、教職員間の情報連携や業務の引き継ぎが行いやすくなりました。
Section 05 // 導入後のご感想

導入後のご感想

“

今回のシステム導入にあたっては、関係部署が限定的で効果が表れやすい「留学」領域からスモールスタートを切りました。その結果、スムーズに業務の仕組み化・自動化が進み、「一人の学生を時間軸で継続的に捉え、状態に応じた支援をする」という私たちが理想とするサポート基盤を構築することができました。 現在、このシステム化による業務改善の効果として、省力化で生まれた時間を「学生と向き合う時間」や「新たなプログラム企画」といった価値創造の仕事へと振り向けていく、確かな見通しが立ってきています。 このような新しい仕組みづくりを成功させるには、単に仕様書通りに構築するのではなく、実際に動かしながら生じた気づきを柔軟に反映できるプロセスが不可欠です。 今回のプロジェクトでは、まさにそうしたアジャイル的なアプローチで伴走していただきました。 対話を重ねる中でAI活用の視点など有益なご提案を数多くいただき、発注者と受注者という枠を超え、「構想を一緒に育てるパートナー」としてより良いシステムを共創できたことに深く感謝しています。 今回のSUSAでの実践は、私たちが目指す全学的なEM(Enrollment Management)展開に向けた重要な第一歩です。 今後も、心強い共創パートナーとしてシステムの機能拡張や適用領域の拡大にお力添えいただき、ともに質の高い学生支援の実現を目指していきたいと考えております。

埼玉大学
SUSA構築プロジェクトマネージャー
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