SFAの定着化を目指すには？導入後に抱える課題と解決策をご紹介

多くの企業が導入を検討・実際に運用しているSFA(Sales Force Automation:営業支援システム)。
Salesforceをはじめとするこれらのツールは、導入することで自社の顧客情報や営業活動の進捗を把握し、営業活動の生産性向上を図ることができます。

しかしながら、せっかく導入したのになかなか社内で定着しないといった課題を抱えている企業は少なくありません。そこで本記事では、SFAがなぜ定着しないのか・どのように定着化を目指せばいいのかについてご紹介いたします。

SFAの定着に課題を感じている企業は6割以上

株式会社ハンモックが実施した『「従業員数300名以上におけるSFA導入」の実態調査』^（※）によると、全体の約6割にのぼる企業がSFAの現場活用において課題を感じています。
※出典：法人営業応援マガジンホット「SFA導入経験がある従業員300名以上の管理職、約6割が『営業現場での活用に課題あり』」

SFAは導入するだけではなく、営業現場に定着し、活用されることではじめて営業活動の効率の向上が期待できるツールです。さらに、活用を続けることで営業活動の改善点や課題等が発見することができます。

システムを導入したにも関わらず、有効活用ができなければ、SFAを導入した意味がありません。自社においてなぜSFAが定着していないのか、その原因や理由を明確にすることが重要です。

SFAが定着化しない原因・理由とは？

では、SFAが定着しないのはなぜなのでしょうか。ここでは主に挙げられる原因・理由を4つ解説します。

導入目的やメリットが理解されていない

SFAを導入するための明確な目的があっても、社内で共有できていなければ定着はしません。
経営・マネジメント層は、営業活動の状況をつぶさに把握し、あらゆる判断に活用したいと考えてSFAを導入しますが、現場がその目的を十分理解していないと、入力すること自体に意味を感じることができません。

このような「導入する側」と「実際に使う側」の意識のギャップが定着化の阻害要因となってしまいます。
現場にまでしっかりと導⼊目的やメリットを理解してもらい、自分ゴト化してもらうことが重要です。

運用ルールが明確化されていない

社内でどのようにシステムを運用していくのかが不明確だと、なかなか定着には繋がりません。
現場側の入力ルール・管理側のマネジメントルールなどをきちんと設けていないと、「営業担当ごとに入力基準が異なっている」「管理側が意図するデータが登録されていない」といった事態が発生してしまいます。

意味がないシステム利用にならないためにも、社内の運用体制を整え、業務フローに沿った運用ルールを策定・明確化することが重要です。

入力に時間がかかり面倒・機能が多くてわかりにくい

SFAは、案件情報や顧客に関する営業情報を日々欠かさず入力する必要があります。その際の入力項目が多くなると、入力に時間がかかり営業担当にとって負担になっている可能性があります。
また、機能面の充実を優先するあまり機能を多くしすぎると、かえってわかりにくいシステムとなってしまい入力を妨げる要因となります。

データ入力が重要なSFAにおいて、入力自体が負担となってしまうと定着化はより困難になります。現在のシステムの機能改修を行ったり、UI/UXの良いSFAを再検討するなどの対応が必要でしょう。

データの活用を行っていない・できない

SFAは、営業活動の効率化を目指すと同時に、記録した情報をもとに営業活動の課題発見につなげたり、ノウハウの蓄積・活用を図るためのツールです。しかしながら、入力するだけで満足してデータの蓄積にとどまっているケースや、蓄積したデータを活用する方法が分からず困っているケースも少なくありません。

SFAの効果を最大化するためにも、社内でデータ活用の体制を構築したり、データ活用支援サービスを行っている専門企業にサポートを依頼するなどの対応が必要でしょう。

どのように定着化を目指せばいいのか

自社でSFAの運用を定着させるには、どのようにすればいいでしょうか。ここでは実際に定着化を促すための流れとポイントについて解説します。

１．自社の課題をきちんと特定する

定着化しない原因・理由は企業によって異なります。「とりあえず説明会やワークショップを開催しよう」では対処療法にしかならず、有効性に乏しいです。
そのためまずはアセスメントを行い、自社の課題をきちんと特定し把握することが重要です。

アセスメントは上の図のような形に分類することができます。
例えば「導入目的やメリットが理解されていない」といった課題が出てきた場合、それは「活用戦略に原因があり、ビジョンが業務に浸透・反映できていない」ということになります。このような課題をきちんと社内でヒアリングし、自社のSFA運用のどこに問題があるのかを明らかにすることが大切です。

２．自社の課題に沿った適切なアプローチを行う

自社の課題をきちんと特定したら、次はその課題に沿った適切なアプローチの設計を行います。
この際重要になってくるのが、「何のために　何を　誰に　どのように」行うかです。

例えば「導入目的やメリットが理解されていない」という課題の場合、アプローチ設計は上の図のように考えることができます。
各項目ごとにどのレベルまで行えばいいかを議論し設定することで、無駄のない効果的な施策を行うことができます。業務が原因の場合は業務フローの作成、システムが原因の場合は機能改修などの適切な施策を行い、自社でのSFA定着化とそれによる組織や業務の改革を目指しましょう。