株式会社キョウデン

複雑な見積作成プロセスが営業活動の障壁に

プリント基板の設計・製造などを手掛けるプリント基板の総合メーカーである株式会社キョウデン様。同社では、日々変動する基板の原材料費に対応した価格表の更新が遅れたり、営業担当が手元にある古い価格表を元に見積を作成するリスクが排除できていない状態が続いていました。

「見積作成は多くのプロセスを含んでいます。そのため価格表を元に見積を作成しますが、営業担当によって価格表や見積プロセスへの理解が異なるため、作業が属人的になってしまっています。」と上山氏は語る。

また、見積作成のプロセスが多すぎるために見積承認作業が感覚的な作業となることが多いという。
「営業担当の判断が大きく作用していた見積では、正確な原価が算出できず勘に頼った値決めが行われていました。そのため承認する側も感覚的な承認としまっています。また、全国で作成されるすべての見積を確認する必要があるので、承認者の負担も大きかったです。」

キョウデンの基板検証モデル

見積作成システムの開発を実施

今回、SUGoとしてキョウデンの見積周りの課題を解決するために、見積システムの開発を行った。
原材料費の問題については、見積の計算で使用される原価、原材料費を全てマスタ化。価格変動が起きた際でも、レコードの編集を行うだけでリアルタイムに見積に反映されるようになった。

作成画面では入力値の計算から出力までを全てロジックを組んで実装。システム画面を開き材料を入力していくだけで、見積価格が算出されPDFで出力可能にした。
また、承認者の負担軽減のために承認フローを実装。採算に見合った見積かどうかをシステム上で判断し、決裁者のルートが自動的に変更されるようになった。承認時には自動で捺印がされる仕組みとなっている。

勘や経験に頼らない、正確な見積作成へ

見積作成システムの導入効果について、上山氏はいくつかの効果を語ってくれました。

「原価の計算は基板で言うとざっと20工程はある。様々な組み合わせができるため見積が非常に難しく、価格を明確にすることも難しいです。しかし各工程の変動費、固定費をしっかりモニターして、カスタム品ではあるものの原価をはっきりさせたことにより、細かい値決めをできるようになりました。
この原価を元にした販売価格を全国で統一化し、不採算案件を排除できるようになりました。また、プラス案件についてはもっと市場価格に合わせながら戦うことができるようになりました。」

元々同社では、営業担当による属人化された営業プロセスが主流であり、勘や経験に頼った見積作成が行われていました。しかし、今回のシステム上では統一された基準で見積価格が算出できるため、現在の市場に沿った最新の価格で誰でも正確に見積を作成できるのです。

自動化によって効率的な承認作業を実現

また、本システムでは自動承認プロセスを採用、独自の判断基準で見積の承認ルートを分岐させています。
「これまで、全国で作成されるすべての見積を各拠点の責任者が一つ一つ承認を行っていましたが、システム上で基準をモニターすることにより、一定の見積は自動承認に回せるようになったのはこのシステムの大きなポイントです。そこから各担当者印を自動で捺印でき、PDFを自動発行できるところもとても便利な点です。」

またシステム化によって、確認作業の削減や営業への後押しも可能になったという。

「見積作成をする際はシステム上で入力項目を埋めれば良いだけなので、確認作業などが大幅に削減されました。
また、作成した見積内容を後からでも確認できるため、営業担当に今後のアドバイスや後押しが可能になったのもこのシステムの大きなポイントです。」

「見積に対して課題はあったものの、ここまで複雑な見積プロセスをシステム化するのは非常に難しいのではと感じていました。しかしながら、要件定義から丁寧にヒアリングをしてくれたおかげで、認識齟齬なく正確なシステム構築を行うことができました。複雑な要件に対してチームで柔軟に対応してくださったところも、このプロジェクトが成功したポイントだと感じています。」

キョウデンプロジェクト担当者の声